Haluatko ostaa aikaa?
Aika on nykypäivän tärkein työnantaja, pomo ja konsultti. Aika on rahaa ja sitä on käytettävissä koko ajan vähemmän. Mistä siis saisimme lisää aikaa vuorokausiimme?
Vähemmän on enemmän, sanovat hiljentämisen puolesta puhujat. Hidasta, niin ehdit enemmän, he tarkentavat. Vaan helpommin sanottu kuin tehty, kun tavoitteet, dead linet, projektit ja mittarit suoltavat vaatimuksiaan, pomoa tietysti unohtamatta. Raha on tiukilla ja resurssit samoin, mutta samoihin tuloksiin pitäisi silti päästä.
Voiko vastaus piillä laadussa?
Hyvä laatu- ja toimintajärjestelmä vastaa kysymyksiin mitä ja miten tehdään, kuka tai ketkä tekevät ja kuinka usein. Hyviä kysymyksiä, eikö vain? Ja melko oleellisia kaikkien aukottomasti tietää näihin vastaus. Se ei kuitenkaan aina ole niin itsestään selvää kuin luullaan.
Laadunhallinnan tavoitteena on sujuvoittaa toimintaa, ei hankaloittaa sitä.
Sujuvaa on se, että hyvin toimiva prosessi tuottaa virheetöntä ja oikea-aikaista tietoa kentälle. Hankalaa on se, että jokaisen toimenpiteen jälkeen joudutaan korjaamaan jotain, palvelut myöhästyvät tai tyytymätön asiakas ei palaa uudelleen.
Uhka vai mahdollisuus
Jos laadusta tulee jatkuvasti läpinäkyvämpää, onko se organisaation näkökulmasta katsottuna uhka vai kenties sittenkin mahdollisuus?
”Turha höpinä laadusta voidaan unohtaa, kun kyetään kertomaan, mistä laatu syntyy oikeasti. Se syntyy ihmisten tekemisestä ja asenteesta. Joka ikinen päivä.” Näin sanoi erään organisaation laatuun perehtynyt esimies.
Laadunhallintajärjestelmä on asiantuntevan ja laadukkaan toiminnan lähtökohta. Se on yhdessä sovittujen toimintatapojen kooste, jota jatkuvasti kehitetään ja parannetaan vastaamaan parhaiten nykytilaa, palautteet ja arvioinnit hyödyntäen. Järjestelmällä pyritään yhtenäistämään ja parantamaan organisaation toimintoja tuomalla ne havainnolliseen muotoon ja helposti organisaation toimijoiden saataville. Kun laatujärjestelmä on kunnossa, organisaatio voi antaa parastaan ja osoittaa myös asiakkaille ja sidosryhmille toimintansa laadun.
Kuulostaa siis siltä, että ajansäästöä voisi olla tiedossa.
Laadun työkalupakki
Auditointien historialla on jo yli 30 vuoden jälki suomalaisissa organisaatioissa. Karkeasti arvioiden Suomessa tehdään vuosittain 30 000-40 000 sisäistä auditointitapahtumaa, joten ainakin kokemusta on kertynyt.
Ulkopuoliset silmät tai se, että työntekijät itse välillä asettuvat ns ulkopuolisen arvioijan rooliin, voi avata silmät kokonaan uudelle todellisuudelle – jonka myötä voi taas löytyä kaivattua lisäaikaa, kun pahimmat piilossa muhivat aikasyöpöt saadaan kuriin. Ja vaikka auditointiin menee aikaa, on tuotos usein kaiken panoksensa arvoinen.
Usein organisaatiossa vallitsee syvään juurtuneita uskomuksia – jotka nimensä mukaan ovat uskomuksia, eivätkä perustu faktatietoon tai edes todellisuuteen. ”Meillä ei ole muuta mahdollisuutta, kuin toimia näin.” ”Meidän asiakkaamme eivät hyväksy mitään muuta.” ”Erityispiirteidemme takia meitä ei voi verrata kehenkään muuhun” , lienevät yleisimpiä keppihevosia, joilla väistellään totuuden katsomista silmiin ja ennen kaikkea muutosten aloittamista ja toteuttamista.
Kuitenkin vain oppiva organisaatio voi olla hyvinvoiva ja tuottava, eikä oppia voi saada ilman riittävää tietoa organisaation tilasta.
Yhdessä eteenpäin
Näillä eväillä lähdemme alkavaan syyskauteen. Kehitämme Laatunettiä edelleen palvelemaan ympäristöterveyden kiireistä arkea parhaalla mahdollisella tavalla.
Erityishuomio on niinkin kummallisessa toimialassa kuin eläinlääkintähuolto ja sen saamisessa kiinteästi mukaan ympäristöterveyden laadunhallintaan. Kaikesta erityisyydestään huolimatta tähänkin pätevät tismalleen samat laadun lainalaisuudet, kuin mihin tahansa muuhun toimintaan.
Kiireen keskellä on hyvä kääntää katse hetkeksi siihen, miksi työtä tehdään? Ydinasiat ja perustehtävä kirkastamalla tippuu jo monta turhaan kuormittavaa lillukanvartta pois.
Mottonamme on edelleen ”Tehdään yhdessä laadusta vaivan sijaan voimavara”
Näissä merkeissä kohti pimeneviä syysiltoja!
Outi Lepistö
Kirjoittaja on laadunhallinnasta innostunut ympäristöterveydenhuollon asiantuntija ja LaatuNetin kehittäjä
