Sidosryhmäyhteistyö mukaan laatujärjestelmään

Sidosryhmäyhteistyö

Jokaisella ympäristöterveydenhuollon yksiköllä on sidosryhmäyhteistyötä. Sitä on oman kuntaorganisaation sisällä ja ulkoisten sidosryhmien kanssa. Pitkään on tunnistettu monialaisen yhteistyön merkitys esim. eläinsuojeluongelmissa.  Valmiutta ei pystytä ylläpitämään yksin. Yhteistyö voi sujua ilman suurempia ponnistuksia. Siihen voi sisältyä esteitä ja hukattuja mahdollisuuksia. Aikaa voidaan käyttää tilaisuuksiin ja palavereihin, mutta tuodaanko niissä todelliset tarpeet esiin ja tuottaako nykyinen toimintamalli haluttuja tuloksia.

Systemaattisella sidosryhmäyhteistyöllä pystytään kohdentamaan yhteistyötä, jolloin vähemmällä saadaan enemmän, ennaltaehkäistään riskejä, tartutaan mahdollisuuksiin ja lisätään sidosryhmätyytyväisyyttä

Keskeisten sidosryhmien tunnistaminen

Sidosryhmien tunnistaminen on osa toimintaympäristön ymmärtämistä. Sisäisiä sidosryhmiä organisaation sisällä ovat esimerkiksi työntekijät ja kunnan muut yksiköt kuten rakennusvalvonta tai sosiaalipuoli. Ulkoisia sidosryhmiä ovat oman organisaation ulkopuoliset tahot, jotka vaikuttavat yksikön toimintaan esimerkiksi asiakkaat, kunnan asukkaat, muut viranomaiset, ostopalvelutoimittajat tai tiedotusvälineet. Tärkeintä on tunnistaa oman toiminnan kannalta keskeiset sidosryhmät, joilla on suurin merkitys omaan toimintaan. Koska resurssit ovat rajalliset, on tärkeää priorisoida.

Sidosryhmäanalyysi

Sidosryhmäanalyysissä mietitään jokaisen ryhmän omia odotuksia ympäristöterveydenhuollon yksikölle ja myös mitä mahdollisuuksia yhteistyö voisi tuoda ja mitä mahdollisia riskejä voi sisältyä yhteistyöhön.  Analyysiä varten tarvitaan tietoa sidosryhmistä. Tietoa voidaan kerätä aikaisemman kokemuksen, asiakaspalautteen sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän kautta, juurisyyanalyysin tai kohdennetuilla kyselytutkimuksilla. Sidosryhmäanalyysin perusteella valitaan konkreettisia toimenpiteitä millä sidosryhmien odotuksiin ja yhteistyön mahdollisuuksiin tartutaan ja riskejä ennaltaehkäistään.

Valvonnalta toivotaan asiantuntemusta ja arvostetaan ongelmanratkaisukykyä ja lainsäädännön muutoksista viestimistä. Esimerkiksi Oiva arviot antavat informaatiota yrityksen ulkopuolelle ja niissä menestyminen on yrityksen kannalta tärkeää. Myös valvojan tavoitteena on lainsäädännön vaatimusten noudattaminen yrityksessä. Riskinä voi olla liian pitkälle ulottuva konsultaatio.

Yksikössä toimenpiteinä voi olla asiantuntemuksen varmistaminen osallistumalla koulutuksiin, uusien valvojien hyvä perehdytys ja rekrytoinneissa onnistuminen, uudesta lainsäädännöstä viestiminen ja palveleva ote ongelmanratkaisutilanteissa.

Toimimaton yhteistyö aiheuttaa turhautumista ja esteiden ratkominen voi vaatia ymmärrystä molempien prosesseista, rooleista sekä yhteistä tahtotilaa. Mikäli yhteistyötä pidetään tärkeänä tehtävien menestyksellisen hoitamisen kannalta, ei kannata jäädä harmittelemaan, vaan aktiivisesti ottaa tavoitteeksi yhteistyön parantaminen ja yhdessä sidosryhmän kanssa selvittää mahdollisia haasteita ja ratkaisuja niihin. Osa tavoitteista voi olla pidemmän aikavälin ja osa tulee saattaa heti kuntoon.

Miten yhteyttä sitten pidetään sidosryhmään, toimiiko tämä yhteydenpito ja kuka on vastuussa?  Tarvitaanko yhteisiä palavereita, jossa avataan molempien odotuksia ja yhteistyön haasteita ja sovitaan toimenpiteistä. Yhtä tärkeää on myös seurata toimenpiteiden onnistumista ja miten sidosryhmän yhteistyön onnistumista mitataan.

Suunnitelmista toteutukseen

Kun on tehty selkeä suunnitelma niin sitten vaan toteuttamaan suunnitelmaa.  Tärkeää on myös aktiivisesti kerätä palautetta yhteistyöstön onnistumisesta.

Oman toiminnan parantamisen valossa mietitään toiminnan analysointivaiheessa; tehtiinkö niin kuin suunniteltiin, toimiko yhteistyö ja saavutettiinko tuloksia. Saatiinko sidosryhmiltä palautetta ja nousiko sieltä jotain erityistä?

Jatkuvan parantamisen toteuttamiseksi johdon katselmuksissa katselmoidaan sidosryhmäanalyysiä, reagoidaan saatuun palautteeseen ja analysoinnin tuloksiin ja näiden perusteella tehdään tarvittavia muutoksia.

Yhdessä onnistutaan

Yksikön menestymiseen vaikuttavat sidosryhmät, erityisesti ne, joiden kanssa tehdään yhteistyötä ja joihin toimintamme vaikuttaa suuresti tai joilta ostamme palveluita, siksi myös sidosryhmäsuhteiden johtaminen on tärkeää. Suorituskykyä pystytään parantamaan, kun mahdollisiin yhteistyön rajoitteisiin reagoidaan ja mahdollisuuksiin tartutaan. Toimivassa yhteistyössä voidaan jakaa tietoa sekä asiantuntemusta ja annetaan tunnustusta puolin ja toisin.

Susanna Pesonen

Läänineläinlääkäri
Lounais-Suomen aluehallintovirasto