Mistä on organisaation hyvä arki tehty? 

Maailma myllertää, kustannukset nousevat, resurssit vähenevät ja tekoäly valtaa alaa. Mitä voi tehdä, että arki työpaikalla rullaisi edelleen suht koht mukavasti?

Etenkin vuoden lähestyessä loppuaan alkaa kiire käytävillä kasvaa. Kaikkihan on saatava valmiiksi vuodenvaihteeseen mennessä, mielellään koko maailma samalla kertaa. 

Dead linet paukkuvat, tavoitteet laahaavat perässä, pomo hengittää niskaan ja tietysti flunssa tekee tuloaan. Joulukin on jo ovella, vaikka joulutunnelmaa ei tahdo löytyä kaivamallakaan. 

Vanha tuttu tosiasia on, että työt eivät tekemällä lopu – niitä tulee aina vaan lisää. Myös ensi vuonna. Ja sitä seuraavana.  

Tekoäly, kaikkien väsyneiden sankari 

Moni haaveileekin, että tekoäly tulee ja tekee jatkossa kaikki ikävät työt. Itse voi keskittyä laadukkaaseen nettisurffailuun tai työkaverin parisuhdekriisin ratkomiseen. Tekoälyn huhkiessa voi vaikka hakea ylimääräisen kahvikupillisen. 

Tekoäly onkin erinomainen renki ja tuo mukanaan huimasti erilaisia käyttömahdollisuuksia: salamannopea tiedonhaku, oivallinen tekstintuotto, objektiiviset näkökulmat ja valtavaan datamäärään perustuva pohjatyö.

Kieltämättä houkutteleva ajatus, että kaiken tämän tekee puolestasi joku – ja vieläpä erittäin hyvin, nopeasti ja virheettömästi.

 

Valitettavasti ainakin lyhyen aikavälin realistisempi visio taitaa kuitenkin olla se, että tekoälyn myötä työpaikkojen kuormitus vain kasvaa. Tekoälyn tuoman avun myötä aikatauluja on mahdollista viilata vieläkin tiukemmiksi ja isojen projektien taustatyöt hoituvat samalla kertaa. Tavoitteet tiivistyvät yhtä matkaa kiristyvien aikataulujen ja supistuvien resurssien kanssa. 

Kognitiivista kuormitusta, sen lisääntymistä ja monimutkaistumista, on kuitenkin hankala mitata, joten koko organisaation aina johtajasta yksittäiseen työntekijään asti tulisikin olla tässä tarkkana. Väsynyt ja stressaantunut työntekijä on vain keskinkertainen ajattelija, eikä tätä fysiologista tosiseikkaa poista tekoälykään. 

Hyvin suunniteltu on jo puoliksi tehty 

Organisaation perustehtävä määrittää, mitä tulisi saada aikaan. Mutta miten saadaan aikaan, missä aikataulussa ja kenen toimesta, on aina jaksettava suunnitella uudelleen.  

Tämänkaltaisessa suunnittelussa tekoäly voisi olla hyödyllinen: lasketaan realistisesti yhteen kaikki työtehtävät ja jaetaan ne todellisilla henkilöresursseilla. Jos saatu luku on suurempi kuin keskiverto työntekijän työpäivät, on syytä sekä huolestua että ryhtyä välittömästi korjausliikkeisiin.  

Uudeksi työelämän sanonnaksi voisi nimittäin valitettavasti ottaa sloganin ”kerran uupunut, aina uupunut”

Kerran syvällä burn outissa pyristellyt ei välttämättä enää koskaan saa takaisin alkuperäistä työkuntoaan, elämänlaadusta puhumattakaan. 

Laadulla selkävoitto kiireestä 

Oikein rakennettu ja käytännön tasolla hyvin toimiva laadunhallinta on vastaus yllättävän moneen yllä esitettyyn pulmaan – kunhan sitä vain todella käytetään eikä vain ihastella hienosti kirjoitettua suunnitelmaa tai käsikirjaa.  

Paksut paperinivaskat voikin viedä vaikka lapsille piirustuspaperiksi ja keskittyä ennemmin kaikkein oleellisimpiin asioihin: poikkeamien havaitsemiseen ja sulkemiseen. Oman toiminnan arviointiin. Korjaaviin toimenpiteisiin. Asiakkaan aitoon kuunteluun. 

Näillä eväillä tekoälykin jää toiseksi. Se kun ei taivu kaikista tärkeimpiin: yhdessä tekemiseen, kehittämisen ja keksimisen iloon, oppivaan organisaatioon, asiakkaiden aitoon tyytyväisyyteen.  

Siihen, että kaaos kerrankin todella selätetään, jolloin se kaivattu joulutunnelmakin saa vihdoin tilaa. 

Outi Lepistö

Kirjoittaja on laadunhallinnasta innostunut ympäristöterveydenhuollon asiantuntija ja LaatuNetin kehittäjä